Аудит системы делопроизводства и документооборота

Кадровый аудит
Бизнес - это целая система. Система, которая работает по тем правилам, которые сама же и устанавливает. И эта система достигает необходимого финансово-экономического результата, когда в ней все бизнес-процессы отстроены  и все части этого общего механизма работают как часы. И вместе с тем, регламентирование правил функционирования на предприятии должно строится в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Это касается не только налогообложения и административных процедур, но и системы документооборота. Понятие "документооборот"  подразумевает не только входящие и исходящие письма, но всю структуру предприятия: договоры, акты, доверенности, приказы по основной деятельности, протоколы заседания комиссий, бухгалтерские балансы, аналитические записки и многое-многое другое. Все эти документы (то есть все документы, которые рождаются в процессе деятельности любой организации) являются частью документооборота предприятия. И все эти формы и их перечень регламентированы НПА Республики Беларусь. То есть, организация должна не только оформлять документы правильно, но и оформлять определенные документы, которые должны быть обязательными в процессе деятельности организации. Что должно быть в организации для правильного с точки зрения Законодательства функционирования документооборота?

1. Инструкция по делопроизводству внутри компании (ЛНПА);

2. Положение о каждом структурном подразделении компании;

3. Регламенты работы каждого структурного подразделения компании;

4. Номенклатура дел - по отделам и сводная по организации с указанием сроков хранения каждого вида документа и с обязательным соблюдением этих сроков;

5. Архив организации;

6. Табель унифицированных форм документов внутри организации

7. Поставленная процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

8. Полностью сформированные и укомплектованные личные дела сотрудников компании;

9. Должностные инструкции для каждого сотрудника компании;

10. Штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями;

11. Журналы регистрации разных видов корреспонденции;

12. Журнал регистрации обращений граждан и  система обработки таких обращений;

13. Система унифицированных форм документов по каждому структурному подразделению;

14. Стандарты качества, инструкции и положения в зависимости от видов деятельности;

и это только третья часть всех ЛНПА и иных документов, которые организация должна разработать в соответствии с Законодательством Республики Беларусь.

Кроме этого, каждое юридическое лицо и каждый вид деятельности должны создавать определенные обязательные виды документов в процессе хозяйственной деятельности  и осуществлять свою хозяйственную деятельность в соответствии с этими ЛНПА.

Все эти аспекты регламентируются НПА Республики Беларусь, и их нарушение влечет за собой неприятные для компании последствия. А содержание в штате компетентного делопроизводителя, архивариуса и иных специалистов из этой категории - это дополнительные расходы на ФОТ и отсутствие гарантий правильного оформления всех этих ЛНПА и иных документов.

Именно поэтому HRBA и предлагает такую услугу, как аудит системы делопроизводтсва и документооборота в компании и полностью берет на себя ответственность за этот процесс перед контролирующими организациями.

На чем основывается постановка системы делопроизводства в HRBA:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённая постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4; 

2. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69; 

3. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утверждённые приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25;

4. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников»;

5. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённая постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72);

6. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённая постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2;

7. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125 (ОКПД); 

8.  Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утверждённые постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 1;

9. Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 «Об утверждении квалификационных справочников «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и «Должности служащих, занятых геодезией и картографией»;

10. Трудовым кодексом Республики Беларусь, гражданским и процессуальным Кодексами и другими НПА Республики Беларусь.

Какую ответственность несет HRBA? 

Мы несем полную ответственность за постановку полного цикла  делопроизводства и документооборота и мы представляем Ваши интересы перед проверяющими организациями.


Что включает в себя услуга аудит системы делопроизводства и документооборота?

1. Анализ текущей ситуации в компании и проверка всех существующих на момент заключения договора документов в компании;
2. Разработка всех необходимых ЛНПА;
3. Постановка системы делопроизводства.


Попробуй HRBA!