Делопроизводство и кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство
Любой бизнес - это не только цели, задачи и достижение поставленного результата, но и правильное оформление всех этапов хозяйственной деятельности компании с точки зрения соответствия Законодательству Республики Беларусь. Это касается не только экономических операций, но и делопроизводства и кадрового делопроизводства. Порой ошибки в оформлении сотрудников и в ведение отчетности по ним, а так же нарушения в части ведения делопроизводства в компании приводят к снижению того финансово-экономического результата, к которому долго и кропотливо шла вся компания. Как обезопасить бизнес в такой ситуации? Да, можно нанять штатного кадровика и делопроизводителя, которым нужно платить немаленькую заработную плату, и которые, к сожалению, не несут никакой ответственности перед государственными инстанциями, которые при проверке выставят штрафы компании. А можно обратиться за квалифицированной помощью в компанию, которая не только будет правильно вести Ваше кадровое делопроизводство, но и будет нести ответственность за этот процесс перед проверяющими инстанциями.

Что такое делопроизводство и кадровое делопроизводство и можно ли на них закрывать глаза?

В Республике Беларусь в каждой компании в обязательном порядке должна быть поставленная в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4. Поставленная система делопроизводства и кадрового делопроизводства включает в себя: 

1. Инструкцию по делопроизводству внутри компании (ЛНПА);

2. Положение о каждом структурном подразделении компании;

3. Регламенты работы каждого структурного подразделения компании;

4. Номенклатуру дел - по отделам и сводную по организации с указанием сроков хранения каждого вида документа и с обязательным соблюдением этих сроков;

5. Архив организации;

6. Табель унифицированных форм документов внутри организации

7. Поставленную процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

8. Полностью сформированные и укомплектованные личные дела сотрудников компании;

9. Должностные инструкции для каждого сотрудника компании;

10. Штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями;

11. Журналы регистрации разных видов корреспонденции;

12. Журнал регистрации обращений граждан и  система обработки таких обращений;

и многие другие аспекты.

Все эти аспекты регламентируются НПА Республики Беларусь.

На чем основывает ведение кадрового делопроизводства в HRBA:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённая постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4;

2. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69; 

3. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утверждённые приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25;

4. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников»;

5. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённая постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72);

6. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённая постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2;

7. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125 (ОКПД);

8.  Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утверждённые постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 1;

9. Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 «Об утверждении квалификационных справочников «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и «Должности служащих, занятых геодезией и картографией»;

10. Трудовым кодексом Республики Беларусь, гражданским и процессуальным Кодексами и другими НПА Республики Беларусь.

Какую ответственность несет HRBA?

Мы несем полную ответственность за оформление полного цикла кадрового делопроизводства и делопроизводства и мы представляем Ваши интересы перед проверяющими организациями.


Что включает в себя услуга делопроизводство и кадровое делопроизводство?

1.     Постановка системы делопроизводства и делопроизводство на аутсорсинге:

a.     Бесплатный аудит действующих бизнес-процессов и определение проблемных мест в документационном обеспечении управления

b.     Разработка Инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (с изменениями и дополнениями от 07.09.2017) – далее Инструкция, которая является обязательной к применению всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности и контролируется Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, которым ежегодно проводятся плановые и внеплановые проверки, по результатам которых применяются меры принудительного взыскания к субъектом хозяйствования Республики Беларусь.

c.      Разработка номенклатуры дел в соответствии с Инструкцией, основываясь на специфике компании и ее бизнес-процессах, и в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №140 (далее – Перечень), с изменениями и дополнениями в соответствии с постановлением Министерства юстиции от 06.03.2018 №56.

d.     Взятие на себя ответственности за ведение делопроизводства в вашей компании.

e.      Создание экспертной комиссии и вхождение в состав экспертной комиссии (определение сроков хранения и уничтожения документов в соответствии с Законодательством Республики Беларусь и их уничтожение и архивирование)

f.       Осуществление деятельности как экспертной комиссии Вашей организации.

g.     Определение всех видов документов, которые должны возникать в процессе деятельности вашего предприятия с разработкой бланков этих документов в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь и с определением сроков и порядка хранения этих документов в соответствии с Перечнем.

h.     Разработка табеля унифицированных форм документов для Вашего предприятия.

i.       Разработка Положения об архиве.

j.       Архивирование документов.

k.     Оцифровка документов для обеспечения доступа ваших сотрудников к нужному документу в любой момент времени.

l.       Постановка процесса приемки-передачи дел при смене сотрудников.

m. Работа с обращениями граждан.

n.     Разработка структурной схемы предприятия.

o.     Разработка индивидуальных должностных инструкций.

p.    Разработка Положений и регламентов, необходимых вашему предприятию.

q.     Постановка системы делопроизводства и обучение ключевых сотрудников.

r.      Регистрация все видов документов, подлежащих обязательной регистрации.

s.      Разработка регламентов работы с ДСП и КТ.

t.       Разработка регламентов использования печатей и штампов в организации.

2.     Кадровое производство на аутсорсинге:

a.     Оформление приема работников:

i.      Прием документов, необходимых при приеме на работ

ii.      Оформление направлений в учреждения здравоохранения для прохождения предварительного медицинского осмотра

iii.      Оформление приказов о приеме на работу

iv.      Оформление трудовых договоров

v.      Оформление договоров коллективной и индивидуальной материальной ответственности

vi.      Внесение записей о приеме в трудовые книжки

vii.      Ведение книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним

b.     Оформление личных дел работников:

 i.      Формирование реестров документов, составляющих личные дела работников

 ii.      Заполнение личных карточек формы Т-2

 iii.      Оформление личных листков по учету кадров и дополнений к ним

c.      Оформление увольнения работников:

 i.      Формирование приказов об увольнении

 ii.      Внесение записей об увольнении в трудовые книжки работников

d.     Оформление перемещения работников, перевода работников на другую работу, должность, изменения существенных условий труда:

 i.      Формирование уведомлений о существенных изменениях условий труда

ii.      Формирование приказов о перемещении, переводе

iii.      Внесение изменений и дополнений в личные дела работников

 iv.      Формирование дополнительных соглашений к трудовым контрактам

e.      Оформление отпусков работников

f.       Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий

g.     Консультации в области кадрового делопроизводства

3. Полный цикл научно-технической обработки документов.

Можно отдельно заказывать кадровое делопроизводство, отдельно делопроизводство, отдельно научно-техническую обработку документов. Так же можно получить весь комплекс услуг по приятной стоимости.

Стоимость от 50 евро по курсу НБРБ в зависимости от количества сотрудников и объема документооборота.

Попробуй HRBA!